Universidad Tecnológica de Bolívar

Una institución con vocación empresarial e internacional


Proceso de grado

Aprobaste todos los créditos de tu plan de estudios y prácticas profesionales (pregrado), entonces eres candidato a graduarte en las próximas fechas establecidas para ser parte de nuestros egresados UTB.

Los estudiantes que hayan cumplido con todos los requisitos académicos, financieros y administrativos exigidos por la Universidad Tecnológica de Bolívar, tendrán la posibilidad de recibir su título académico en las fechas de grado que estipula la Universidad.

Con el propósito de que cumplan con todos los requisitos para que el Consejo Académico pueda autorizar su grado en la ceremonia colectiva, les informamos las fechas límites para surtir el proceso y los documentos que deben entregar para que reposen en su hoja de vida, la forma de obtenerlos y los tiempos con que cuenta para hacerlo.

A continuación se presenta paso a paso el procedimiento completo:

Proceso de grado


Paso 1 - Preinscripción

Los estudiantes se preinscriben como candidato a grado en sus direcciones de programa.

Paso 2 - Verificación paz y salvo

Previa verificación del Paz y Salvo Académico , los Decanos de las facultades dentro de los términos establecidos para ello, enviarán a Registro Académico el listado definitivo con los posibles candidatos a grado. Esta lista será inmodificable una vez remitida a Registro.
Registro Académico revisará el cumplimiento del Paz y Salvo Financiero y que los candidatos realmente cumplan con todos los requisitos establecidos para grado. Posteriormente publicará en carteleras y página web institucional el listado con los estudiantes que realmente pueden aspirar a grados

Paso 3 - Actualización datos para egresado

Los estudiantes que figuren en los listados deberán diligenciar el formato “Actualización de Datos para Egresado”, pueden descargarlo y deberán entregarlo con los documentos anexos que se relacionan en el punto 3, en la ventanilla de Registro Académico (ubicada en la Sede Campus Tecnológico de ternera) a más tardar en la fecha denominada “Inscripción, actualización de datos y Paz y Salvo para grado”. Después de esa fecha, no tendrá oportunidad de entregar documentos para acceder a graduarse en la fecha cuyo proceso se encuentra corriendo.

Paso 4 - Documentos para anexar

Documentos anexos al formato “Actualización de Datos para Egresado:


Pregrado

  • Formato diligenciado de actualización de datos para egresado ( Descargue aquí)
  • Una foto 3x4 fondo blanco a color (varones con saco y corbata)
  • Paz y salvo de biblioteca (Te lo entregarán al momento de entregar tu documento de trabajo de grado en la biblioteca y si no tienes material pendiente por devolver o multas por saldar)
  • Fotocopia de la cédula
  • Fotocopia de la Libreta Militar
  • Constancia de presentación del examen nacional Saber Pro
  • Carné estudiantil o en caso de pérdida o robo, adjuntar denuncio o declaración rescrita o suscita por el mismo alumno bajo la gravedad de juramento en la que manifiesta la pérdida o robo del documento
  • Constancia de pago de la estampilla Pro- cultura- Gobernación de Bolívar

Posgrado

  • Formato diligenciado de actualización de datos para egresado de posgrado (Descargue aquí)
  • Una foto 3x4 fondo blanco a color (varones con saco y corbata)
  • Paz y salvo de biblioteca (Te lo entregarán al momento de entregar tu documento de trabajo de grado en la biblioteca y si no tienes material pendiente por devolver o multas por saldar)
  • Carné estudiantil o en caso de pérdida o robo, adjuntar denuncio o declaración rescrita o suscita por el mismo alumno bajo la gravedad de juramento en la que manifiesta la pérdida o robo del documento
  • Constancia de pago de la estampilla Pro- cultura- Gobernación de Bolívar

Paso 5 - Registro académico

Posteriormente a la entrega de los documentos, Registro Académico se encargará de revisar los mismos y seguidamente realizará el siguiente procedimiento: 

  • Registro Académico generará y enviará a Dirección Financiera el listado actualizado de Candidatos a Grado de pregrado y de posgrado que cumplen con todos los requisitos excepto paz y salvo financiero.
  • Dirección Financiera verifica que los candidatos a grado estén a paz y salvo con la universidad y les autoriza a pagar los derechos de grado. El candidato a grado que tenga deudas con la universidad deberá pagar la totalidad de la deuda y los derechos de grado dentro de las fechas establecidas en el calendario para grado, para ser incluido en el listado definitivo de graduandos que se presenta al Consejo Académico para su aprobación.
  • La Dirección Financiera podrá realizar acuerdos de pago con el candidato a grado solo dentro de los plazos establecidos para el pago de los derechos de grado; en cuyo caso debe asegurar los soportes legales necesarios que respaldan la deuda.
  • Una vez verificados los paz y salvos financieros, la Dirección Financiera reportará a Registro Académico el listado de los estudiantes de pregrado y posgrado que se encuentran a paz y salvo financiero.
  • Registro Académico registra en SIRIUS el cumplimiento del Paz y Salvo Financiero y envía un correo electrónico a cada uno de los aspirantes a grado, notificando que pueden recoger el Recibo de pago de los derechos de grado en Facturación.

Paso 6 - Generación de recibos

Generación de Recibos de pago por parte de Facturación y pago de los estudiantes de los derechos de grado, dentro del término establecido en el calendario de grados.

Paso 7 - Listado definitivo de graduandos

Una vez terminada la verificación de los pagos, Registro Académico genera los listados detallados a continuación:

  • Listado definitivo de graduandos de pregrado
  • Listado de distinciones de pregrado que incluye Egresado Cum Laude, Egresado Summa Cum laude y trabajo de grado laureado.
  • Listado de estudiantes de pregrado con distinción SABER PRO.
  • Listado definitivo de graduandos de posgrado.

Remisión de listados

Los listados son remitidos por el Jefe de Admisiones y Registro Académico a los Decanos respectivos, quienes deben revisarlos, reportar las novedades y observaciones a Registro Académico y evaluar los estudiantes que consideren reúnan los requisitos para ser postulados para recibir distinción de acuerdo a lo señalado en el Reglamento de Estudiantes, los cuales deberán ser presentados por el respectivo Decano ante el Consejo Académico. A su vez, la información debe ser entregada a Secretaría General mediante memorando escrito y firmado por el Jefe de Admisiones y Registro Académico, para ser presentada al Consejo Académico para aprobar el grado de cada uno de los estudiantes relacionados.

Paso 8 - Presentación listados a Consejos

Presentación de Listados a los Consejos Académico y Administrativo para Aprobación de Grados

Registro Académico genera los listados completos de graduandos con la asignación de los respectivos números de acta y diploma y presenta al Consejo Académico por conducto de la Secretaría General, el listado de candidatos a grado que cuentan con la totalidad de los Paz y Salvos y requisitos para grado previa verificación y consolidación de los mismos; y las distinciones (según establece el Reglamento), especificando la siguiente información detallada a continuación:


  1. Cuadro resumen de estadísticas de graduandos por programas
  2. Listado de candidatos a grado que cumplen todos los requisitos
    • Programa (nombre completo del programa)
    • Director/ Coordinador del programa
    • Tipo de programa (propio o en convenio y con quién)
    • Nombres completos (Letras “ñ” cuando corresponda)
    • Apellidos completos (Letras “ñ” cuando corresponda)
    • Dirección
    • Teléfonos
    • Email
    • Género
    • Número de acta
    • Número de diploma

     
  3. Listado de Candidatos a distinciones por:
     
    Summa Cum Laude
    Detalla: nombre, programa, promedio y presenta como respaldo personal que cumplen con el criterio de la distinción.
    Cum Laude
    Detalla: nombre, programa, promedio y presenta como respaldo personal que cumplen con el criterio de la distinción.
    Trabajo de grado laureado
    Detalla: nombre del graduando, programa académico, promedio, nombre del trabajo de grado
    Distinción SABER PRO
    Detalla: nombres, apellidos, resultados ECAES del graduando, media más dos desviaciones estándares del programa en la promoción de la aplicación de la prueba, fecha de aplicación de la prueba

 

Posteriomente, los Decanos presentan a Consejo Académico el nombre de los estudiantes que podrían recibir distinciones en los términos establecidos en el Reglamento Estudiantil, según recomendación de los directores de programa.

Paso 9 - Aprobación de consejo académico

Aprobación de Graduandos por los Consejos Académico y Administrativo El Consejo Académico aprueba los graduandos presentados por la Secretaría General, teniendo en cuenta la información suministrada por el Jefe de Admisiones y Registro Académico y los decanos de facultad, de la siguiente manera:


 
  • Listado de graduandos
  • Distinciones por: Summa Cum Laude, Cum Laude, Distinción SABER PRO, Egresado Distinguido, Trabajo de Grado Laureado, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Estudiantil.

 

Los soportes escritos de la remisión por parte del Jefe de Admisiones y Registro Académico se adjuntan como anexos al acta de Consejo Académico.

Paso 10 - Comunicación aprobación de grado


La aprobación de los grados queda registrada en actas de Consejo Académico - Administrativo y corresponde a la Secretaria General informar los grados aprobados, expedir los diplomas y actas correspondientes y coordinar la ceremonia de grados.

Elaboración de actas de grado

El Secretario General elabora un acta de grado de la ceremonia de grado (promoción), la cual comprende la relación de todos los grados aprobados y la constancia de entrega de distinción al graduando correspondiente. Esta acta van con firma original de:

  • Rector
  • Decanos
  • Secretaría General

Entrega de actas de grado

Se entrega a cada graduando una copia del acta de grado, durante la ceremonia, la cual va firmada por el Secretario General

Paso 11 - Archivo de egresado



Archivo de Información del Egresado en Registro Académico.

Archivo pregrado

En el caso de los grados de pregrado, el Asistente de Registro Académico crea la hoja de Datos de Egresados en el sistema utilizando el formato FR-S.GEN-014-02 “información del Egresado” y lo archiva. Después de la ceremonia de grado, estos documentos son empastados y archivados como Libro de Egresados.

Archivo posgrado

En el caso de los grados de posgrado, el Asistente de Registro Académico archiva como Libro del egresado el formato FR-S.GEN-014-01 “Actualización de Datos Personales para Grado” y lo archiva. Esto se implementa a partir del 2P07.

Candidatos a grado Diciembre 2014

 

Ver Listado

Formato diligenciado de actualización de datos para egresado de pregrado

Ver formato

Formato diligenciado de actualización de datos para egresado de posgrado

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Programación de grados

Actividad Fecha inicio Fecha fin Adjunto
Envío de listado de Candidatos a Grados por parte de los Decanos de las Facultades 10/10/2014 11/21/2014
Publicación listado de candidatos a grado pregrado próximo semestre 10/10/2014 11/21/2014
Inscripción, actualización de datos y Paz y Salvo para grado 12/01/2014 12/19/2014
Último día para presentar a Registro Académico Actas de Sustentación de trabajos de grado, Monografías e Informes 10/10/2014 01/05/2015
Verificación de paz y salvo financiero 12/22/2014 01/09/2015
Pago de Derecho de Grado 01/13/2015 01/25/2015
Remisión lista de graduandos a Dirección de Programa y verificación de distinciones 11/21/2014 01/23/2014
Consejo Académico aprobación de grados 02/05/2015 02/05/2015
Recepción a graduandos 02/26/2015 02/26/2015
Entrega de Diplomas 02/27/2015 02/27/2015
Actividad Fecha inicio Fecha fin Adjunto
Envío de listado de Candidatos a Grados por parte de los Decanos de las Facultades 12/12/2014 12/12/2014
Inscripción, actualización de datos y Paz y Salvo para grado 12/22/2014 01/09/2015
Último día para presentar a Registro Académico Actas de Sustentación de trabajos de grado, Monografías e Informes 02/02/2015 02/02/2015
Verificación de paz y salvo financiero 01/26/2015 02/06/2015
Remisión lista de graduandos a dir. de programa y verificación de distinciones 02/23/2015 02/25/2015
Consejo Académico aprobación de grados 03/05/2015 03/05/2015
Recepción a graduandos 04/09/2015 04/09/2015
Ceremonia de Grados 04/10/2015 04/10/2015
Publicación listado de candidatos a grado pregrado próximo semestre 12/15/2014 12/15/2014
Pago de Derecho de Grado 02/09/2015 02/20/2015
Actividad Fecha inicio Fecha fin Adjunto
Envío de listado de Candidatos a Grados por parte de los Decanos de las Facultades 02/13/2015 02/13/2015
Publicación listado de candidatos a grado pregrado próximo semestre 02/13/2015 02/16/2015
Inscripción, actualización de datos y Paz y Salvo para grado 02/16/2015 03/13/2015
Último día para presentar a Registro Académico Actas de Sustentación de trabajos de grado, Monografías e Informes 04/10/2015 04/10/2015
Verificación de paz y salvo financiero 03/30/2015 04/13/2015
Pago de Derecho de Grado 04/20/2015 05/30/2015
Remisión lista de graduandos a Dirección de Programa y verificación de distinciones 05/30/2015 05/30/2015
Consejo Académico aprobación de grados 05/07/2015 05/07/2015
Recepción a graduandos 06/04/2015 06/04/2014
Entrega de diplomas 06/05/2015 06/05/2015
Actividad Fecha inicio Fecha fin Adjunto
Envío de listado de Candidatos a Grados por parte de los Decanos de las Facultades 04/17/2015 04/17/2015
Publicación listado de candidatos a grado pregrado próximo semestre 04/18/2015 04/18/2015
Inscripción, actualización de datos y Paz y Salvo para grado 04/27/2015 05/15/2015
Último día para presentar a Registro Académico Actas de Sustentación de trabajos de grado, Monografías e Informes 06/01/2015 06/01/2015
Verificación de paz y salvo financiero 05/25/2015 06/05/2015
Pago de Derecho de Grado 06/09/2015 06/19/2015
Remisión lista de graduandos a Dirección de programa y verificación de distinciones 06/22/2015 06/22/2015
Consejo Académico aprobación de grados 07/02/2015 07/02/2015
Recepción a graduandos 08/13/2015 08/13/2015
Ceremonia de Grados 08/14/2015 08/14/2015
Inscripción, actualización de datos y Paz y Salvo para grado 04/27/2015 05/15/2015
Actividad Fecha inicio Fecha fin Adjunto
Envío de listado de Candidatos a Grados por parte de los Decanos de las Facultades 06/26/2015 06/26/2015
Publicación listado de candidatos a grado pregrado próximo semestre 06/26/2015 06/26/2015
Último día para presentar a Registro Académico Actas de Sustentación de trabajos de grado, Monografías e Informes 08/03/2015 08/03/2015
Verificación de paz y salvo financiero 07/27/2015 08/10/2015
Pago de Derecho de Grado 08/10/2015 08/21/2015
Remisión lista de graduandos a Dirección de programa y verificación de distinciones 08/25/2015 08/27/2015
Consejo Académico aprobación de grados 09/03/2015 09/03/2015
Recepción a graduandos 10/01/2014 10/01/2015
Ceremonia de Grados 10/02/2015 10/02/2015
Inscripción, actualización de datos y Paz y Salvo para grado 06/30/2015 07/17/2015
Actividad Fecha inicio Fecha fin Adjunto
Envío de listado de Candidatos a Grados por parte de los Decanos de las Facultades 08/10/2015 08/10/2015
Publicación listado de candidatos a grado pregrado próximo semestre 08/10/2015 08/10/2015
Inscripción, actualización de datos y Paz y Salvo para grado 08/18/2015 09/11/2015
Último día para presentar a Registro Académico Actas de Sustentación de trabajos de grado, Monografías e Informes 10/05/2015 10/05/2015
Verificación de paz y salvo financiero 09/28/2015 10/09/2015
Pago de Derecho de Grado 10/13/2015 10/23/2015
Remisión lista de graduandos a Dirección de programa y verificación de distinciones 10/23/2015 11/05/2015
Consejo Académico aprobación de grados 11/05/2015 11/05/2015
Recepción a graduandos 12/03/2015 12/03/2015
Entrega de Diplomas 12/04/2015 12/04/2015

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