Ceremonia de Grado - Promoción 59 (2014)

Grados

Si has aprobado todos los créditos de tu plan de estudios y prácticas profesionales (pregrado) o los módulos completos de especialización o maestría (posgrado), eres un candidato a graduarte en las próximas fechas establecidas para ser parte de nuestros egresados UTB.

Los estudiantes que hayan cumplido con todos los requisitos académicos, financieros y administrativos exigidos por la Universidad Tecnológica de Bolívar, tendrán la posibilidad de recibir su título académico en las fechas de grado que estipula la Universidad. 

Con el propósito de que cumplan con todos los requisitos para que el Consejo Académico pueda autorizar su grado en la ceremonia colectiva, les informamos las fechas límites para surtir el proceso y los documentos que deben entregar para que reposen en su hoja de vida, la forma de obtenerlos y los tiempos con que cuenta para hacerlo.

El procedimiento es el siguiente:

1. Los estudiantes se preinscriben como candidato a grado en sus direcciones de programa.

2. Previa verificación del Paz y Salvo Académico, los Decanos de las facultades dentro de los términos establecidos para ello, enviarán a Registro Académico el listado definitivo con los posibles candidatos a grado. Esta lista será inmodificable una vez remitida a Registro. Registro Académico revisará el cumplimiento del Paz y Salvo Financiero y que los candidatos realmente cumplan con todos los requisitos establecidos para grado. Posteriormente publicará en carteleras y página web institucional el listado con los estudiantes que realmente pueden aspirar a grados.

3. Los estudiantes que figuren en los listados deberán diligenciar el formato “Actualización de Datos para Egresado”, pueden descargarlo aquí (en la página web) y deberán entregarlo con los documentos anexos que se relacionan en el punto 3, en la ventanilla de Registro Académico (ubicada en la Sede Campus Tecnológico de ternera) a más tardar en la fecha denominada “Inscripción, actualización de datos y Paz y Salvo para grado”. Después de esa fecha, no tendrá oportunidad de entregar documentos para acceder a graduarse en la fecha cuyo proceso se encuentra corriendo. 

4. Documentos anexos al formato “Actualización de Datos para Egresado”:
PREGRADO   POSGRADO
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5. Posteriormente a la entrega de los documentos, Registro Académico  se encargará de revisar los mismos y seguidamente realizará el siguiente procedimiento:

  • Registro Académico generará y enviará a Dirección Financiera el listado actualizado de Candidatos a Grado de pregrado y de posgrado que cumplen con todos los requisitos excepto paz y salvo financiero.
  • Dirección Financiera verifica que los candidatos a grado estén a paz y salvo con la universidad y les autoriza a pagar los derechos de grado. El candidato a grado que tenga deudas con la universidad deberá pagar la totalidad de la deuda y los derechos de grado dentro de las fechas establecidas en el calendario para grado, para ser incluido en el listado definitivo de graduandos que se presenta al Consejo Académico para su aprobación.
  • La Dirección Financiera podrá realizar acuerdos de pago con el candidato a grado solo dentro de los plazos establecidos para el pago de los derechos de grado; en cuyo caso debe asegurar los soportes legales necesarios que respaldan la deuda.
  • Una vez verificados los paz y salvos financieros, la Dirección Financiera reportará a Registro Académico el listado de los estudiantes de pregrado y posgrado que se encuentran a paz y salvo financiero.
  • Registro Académico registra en SIRIUS el cumplimiento del Paz y Salvo Financiero y envía un correo electrónico a cada uno de los aspirantes a grado, notificando que pueden recoger el Recibo de pago de los derechos de grado en Facturación.
6. Generación de Recibos de pago por parte de Facturación y pago de los estudiantes de los derechos de grado, dentro del término establecido en el calendario de grados.

7. Generación del Listado Definitivo de Graduandos y Distinguidos.

7.1. Una vez terminada la verificación de los pagos, Registro Académico genera los listados detallados a continuación:

  • Listado definitivo de graduandos de pregrado
  • Listado de distinciones de pregrado que incluye Egresado Cum Laude, Egresado Summa Cum laude y trabajo de grado laureado.
  • Listado de estudiantes de pregrado con distinción SABER PRO.
  • Listado definitivo de graduandos de posgrado.

7.2 Los listados son remitidos por el Jefe de Admisiones y Registro Académico a los Decanos respectivos, quienes deben revisarlos, reportar las novedades y observaciones a Registro Académico y evaluar los estudiantes que consideren reúnan los requisitos para ser postulados para recibir distinción de acuerdo a lo señalado en el Reglamento de Estudiantes, los cuales deberán ser presentados por el respectivo Decano ante el Consejo Académico.

A su vez, la información debe ser entregada a Secretaría General mediante memorando escrito y firmado por el Jefe de Admisiones y Registro Académico, para ser presentada al Consejo Académico para aprobar el grado de cada uno de los estudiantes relacionados.

8. Presentación de Listados a los Consejos Académico y Administrativo para Aprobación de Grados

8.1 Registro Académico genera los listados completos de graduandos con la asignación de los respectivos números de acta y diploma y presenta al Consejo Académico por conducto de la Secretaría General, el listado de candidatos a grado que cuentan con la totalidad de los Paz y Salvos y requisitos para grado previa verificación y consolidación de los mismos; y las distinciones (según establece el Reglamento), especificando la siguiente información detallada a continuación en el tabla 1.

Tabla 1. Especificaciones para Generar Listas de Graduandos

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8.2 Los Decanos presentan a Consejo Académico el nombre de los estudiantes que podrían recibir distinciones en los términos establecidos en el Reglamento Estudiantil, según recomendación de los directores de programa.

9.  Aprobación de Graduandos por los Consejos Académico y Administrativo

El Consejo Académico aprueba los graduandos presentados por la Secretaría General, teniendo en cuenta la información suministrada por el Jefe de Admisiones y Registro Académico y los decanos de facultad, de la siguiente manera:

  • Listado de graduandos
  • Distinciones por: Summa Cum Laude, Cum Laude, Distinción SABER PRO, Egresado Distinguido, Trabajo de Grado Laureado, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Estudiantil.

Los soportes escritos de la remisión por parte del Jefe de Admisiones y Registro Académico se adjuntan como anexos al acta de Consejo Académico.

10. Comunicación de Aprobación de Grado, Elaboración y Entrega de Títulos

La aprobación de los grados queda registrada en actas de Consejo Académico - Administrativo y corresponde a la Secretaria General informar los grados aprobados, expedir los diplomas y actas correspondientes y coordinar la ceremonia de grados.

10.1 Elaboración de actas de grado

El Secretario General elabora un acta de grado de la ceremonia de grado (promoción), la cual comprende la relación de todos los grados aprobados y la constancia de entrega de distinción al graduando correspondiente. Esta acta van con firma original de:

  • Rector
  • Decanos
  • Secretario General

10.2 Entrega de actas de grado

Se entrega a cada graduando una copia del acta de grado, durante la ceremonia, la cual va firmada por el Secretario General.

11. Archivo de Información del Egresado en Registro Académico

11.1 En el caso de los grados de pregrado, el Asistente de Registro Académico crea la hoja de Datos de Egresados en el sistema utilizando el formato FR-S.GEN-014-02 “información del Egresado” y lo archiva. Después de la ceremonia de grado, estos documentos son empastados y archivados como Libro de Egresados.

11.2 En el caso de los grados de posgrado, el Asistente de Registro Académico archiva como Libro del egresado el formato FR-S.GEN-014-01 “Actualización de Datos Personales para Grado” y lo archiva. Esto se implementa a partir del 2P07.

 

CALENDARIO PARA GRADOS 
Mes  Actividad Día Tipo de ceremonia
Febrero Envío de listado de Candidatos a Grados por parte de los Decanos de las Facultades 25 de nov Secretaría
Publicación listado de candidatos a grado pregrado próximo semestre 29 de nov
Inscripción, actualización de datos y Paz y Salvo para grado 2 dic - 27 dic
Último día para presentar a Registro Académico Actas de Sustentación de trabajos de grado, Monografías e Informes 10 de ene 
Verificación de paz y salvo financiero 20 dic - 10 ene
Pago de Derecho de Grado 13 ene - 24 ene 
Remisión lista de graduandos a dir. de programa y verificación de distinciones ** 
Consejo Académico aprobación de grados 6 de feb 
Recepción a graduandos  **
Ceremonia de Grados 28 de feb 
Abril Envío de listado de Candidatos a Grados por parte de los Decanos de las Facultades 20 de dic  Ceremonia
Publicación listado de candidatos a grado pregrado próximo semestre 23 de dic 
Inscripción, actualización de datos y Paz y Salvo para grado 24 dic - 17 de ene 
Último día para presentar a Registro Académico Actas de Sustentación de trabajos de grado, Monografías e Informes 6 de feb
Verificación de paz y salvo financiero 24 ene - 6 feb 
Pago de Derecho de Grado 10 - 21 de feb 
Remisión lista de graduandos a dir. de programa y verificación de distinciones 24 - 28 feb 
Consejo Académico aprobación de grados 6 de mar 
Recepción a graduandos 10 de abr 
Ceremonia de Grados 11 de abr 
Junio Envío de listado de Candidatos a Grados por parte de los Decanos de las Facultades 10 de feb  Secretaría
Publicación listado de candidatos a grado pregrado próximo semestre 14 de feb 
Inscripción, actualización de datos y Paz y Salvo para grado 17 feb - 14 mar 
Último día para presentar a Registro Académico Actas de Sustentación de trabajos de grado, Monografías e Informes 11 abr 
Verificación de paz y salvo financiero 31 mar - 11 abr 
Pago de Derecho de Grado 21 - 30 abr 
Remisión lista de graduandos a dir. de programa y verificación de distinciones **  
Consejo Académico aprobación de grados 8 may
Recepción a graduandos ** 
Ceremonia de Grados 6 jun 
Agosto Envío de listado de Candidatos a Grados por parte de los Decanos de las Facultades 21 abr  Ceremonia
Publicación listado de candidatos a grado pregrado próximo semestre 25 abr 
Inscripción, actualización de datos y Paz y Salvo para grado 28 abr - 26 may 
Último día para presentar a Registro Académico Actas de Sustentación de trabajos de grado, Monografías e Informes 6 de jun
Verificación de paz y salvo financiero 26 may - 6 jun 
Pago de Derecho de Grado 9 - 20 jun 
Remisión lista de graduandos a dir. de programa y verificación de distinciones 23 a 27 jun 
Consejo Académico aprobación de grados 3 jul 
Recepción a graduandos 14 agos 
Ceremonia de Grados 15 agos 
Octubre Envío de listado de Candidatos a Grados por parte de los Decanos de las Facultades 23 jun  Secretaria
Publicación listado de candidatos a grado pregrado próximo semestre 27 jun 
Inscripción, actualización de datos y Paz y Salvo para grado 30 jun - 18 jul 
Último día para presentar a Registro Académico Actas de Sustentación de trabajos de grado, Monografías e Informes 8 agos 
Verificación de paz y salvo financiero 28 jul - 8 agos 
Pago de Derecho de Grado 12 - 22 agos 
Remisión lista de graduandos a dir. de programa y verificación de distinciones **  
Consejo Académico aprobación de grados 4 sep 
Recepción a graduandos **  
Ceremonia de Grados 3 oct 
Diciembre Envío de listado de Candidatos a Grados por parte de los Decanos de las Facultades 10 agos  Ceremonia
Publicación listado de candidatos a grado pregrado próximo semestre 15 agos 
Inscripción, actualización de datos y Paz y Salvo para grado 18 agos - 15 sep 
Último día para presentar a Registro Académico Actas de Sustentación de trabajos de grado, Monografías e Informes 10 oct
Verificación de paz y salvo financiero 24 sep - 10 oct 
Pago de Derecho de Grado 14 - 24 oct 
Remisión lista de graduandos a dir. de programa y verificación de distinciones 27 - 31 oct 
Consejo Académico aprobación de grados 6 nov 
Recepción a graduandos 4 dic 
Ceremonia de Grados 5 dic 

Para ver el listado de candidatos para Grados de diciembre 2014 click aquí